يعد استخدام برامج البريد الإلكتروني للاتصالات الرسمية ممارسة قياسية لمعظم الشركات. أحد برامج البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا التي تستخدمها المؤسسات هو Microsoft Outlook. يعد Outlook أحد أفضل برامج إدارة البريد الإلكتروني والمعلومات الشخصية. استخدام Outlook له امتيازاته الخاصة. يتمتع بواجهة مستخدم بسيطة وأنيقة وتساعد في إدارة رسائل البريد الإلكتروني والتقويم والمهام الأخرى.
دعنا نتحدث عن كيفية تحقيق أقصى استفادة من Outlook.
- اختصارات لوحة المفاتيح
دائمًا ما تكون معرفة الاختصارات مفيدة عند استخدام Outlook بانتظام حيث يؤدي ذلك إلى تسريع عملك. لقد قمنا هنا بإدراج الاختصارات الشائعة والأكثر فائدة.
الاختصارات الإخراج Ctrl+R الرد على البريد الإلكتروني Alt+R الرد على الكل في البريد الإلكتروني أو التبديل إلى العمل عرض تقويم الأسبوع Alt+W إعادة توجيه البريد الإلكتروني أو التبديل إلى عرض التقويم الأسبوعي Ctrl+Shift+K مهمة جديدة Ctrl + 2 الانتقال إلى التقويم Alt+S إرسال بريد إلكتروني Ctrl+Shift+M رسالة جديدة هروب أو دخول إغلاق Ctrl+M F9 لإرسال/استلام الكل Ctrl+G افتح مربع حوار "الانتقال إلى التاريخ" للانتقال إلى أي تاريخ في التقويم Ctrl + E البحث عن رسالة أو عنصر Ctrl+Alt+A قم بتوسيع البحث ليشمل كافة عناصر البريد، وجميع عناصر التقويم أو كافة عناصر جهة الاتصال، اعتمادًا على الوحدة النمطية التي تستخدمها Ctrl+Shift+A إنشاء موعد Ctrl+Shift+C إنشاء جهة اتصاللذا، فهذه هي الاختصارات التي يجب أن تضعها في الاعتبار أثناء استخدام Outlook. إذا كنت تريد التبديل بين رسائل البريد والتقويمات والخيارات الأخرى، ثم –
البريد Ctrt+1 التقويم Ctrt+2 جهات الاتصال Ctrt+3 المهام Ctrt+4 الملاحظات Ctrt+5- وضع علامة على الرسائل قيد التشغيل A انقر –
حدد رسالة أو اثنتين، ثم اضغط على مفتاح "إدراج" لتبديل العلامة أو وضع علامة "تم" عليها.
- وفّر على نفسك من الكتابة المتكررة –
أنت ترسل رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا طوال اليوم، ويجب أن تكتب بعضًا من نفس المحتوى في العديد من رسائل البريد الإلكتروني، لتجنب ذلك ولتوفير وقتك، يمكنك حفظ المحتوى في Quick Part. للإضافة، قم بتمييز النص في نافذة الملحن، ثم قم بالتبديل إلى علامة التبويب "إدراج"، وانقر فوق القائمة المنسدلة "الأجزاء السريعة" وحدد "حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة". الآن كلما كتبت العبارة المذكورة، سيظهر لك إشعار الاقتراح، اضغط على زر الإدخال لإدراج العبارة.
- حفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات-
- احفظ ملاحظات Outlook والأحداث والمزيد على سطح المكتب للوصول السريع-
- جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك –
- تصفية رسائل البريد الإلكتروني للعثور على الرسائل ذات الصلة –
- البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه أو تجاهله –
- إزالة الرسائل غير المرغوب فيها
- أرسل رسائل نصية من داخل Outlook
إذا كنت ترغب في حفظ بريد إلكتروني كملف، كل ما عليك فعله ما عليك فعله هو -انتقل إلى قائمة "ملف" -> انقر على "حفظ باسم" (هنا، سوف تحصل على خيارات - نص، HTML، تنسيق رسالة Outlook، .msg، .mht والمزيد) هذه هي أسرع طريقة لحفظ بريدك الإلكتروني المهم بتنسيق مرغوب فيه .
وبصرف النظر عن رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا حفظها الملاحظات والأحداث وجهات الاتصال الخاصة بك والمزيد إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك للوصول إليها بسهولة وسرعة. للقيام بذلك، تحتاج إلى سحب وإفلات أي عنصر على سطح المكتب. يمكنك الوصول إلى هذه العناصر حتى لو لم يكن Outlook مفتوحًا.
يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فقط مثل مواعيدك لنفترض أنك تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني في الساعة 4 مساءً ولكنك تعلم أنك ستكون مشغولاً لأن لديك اجتماعًا محددًا. لذا، لا تقلق، سوف يقوم Outlook بتغطيتها نيابةً عنك. كل ما عليك فعله هو كتابة البريد الإلكتروني، ثم الانتقال إلى علامة التبويب "خيارات" والنقر فوق "تأخير التسليم". سيتم فتح نافذة صغيرة تتيح لك تحديد التاريخ والوقت الذي تريد تسليم البريد الإلكتروني فيه ثم انقر فوق "إغلاق". عندما تضغط على "إرسال"، سيتم الاحتفاظ بالرسالة حتى الوقت المحدد.
ملاحظة: إذا كنت تستخدم خادم Exchange، فيمكنك إغلاق التطبيق. ولكن، إذا كنت تستخدم POP أو IMAP، فستحتاج إلى ترك التطبيق مفتوحًا، حتى يتم تسليم الرسالة.
للعثور على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة، يمكنك استخدام القائمة المنسدلة لتصفية البريد الإلكتروني الموجودة على يمين علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". كل ما عليك فعله هو تحديد خيار القائمة الذي يقوم بتصفية عرض صندوق البريد الخاص بك لإظهار أنواع معينة فقط من رسائل البريد الإلكتروني وفقًا للفلتر. ضمن طريقة العرض التي تمت تصفيتها، يمكنك الكتابة في مربع البحث العادي للتعمق أكثر.
يجب القراءة: حماية البريد الوارد الخاص بك من التصيد الاحتيالي وهجمات البريد الإلكتروني الأخرى
تتلقى عددًا لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها بين الحين والآخر، مما يؤدي إلى اختناق مساحة صندوق البريد الخاص بك وإحداث فوضى. حسنًا، لا تقلق، يمكنك حظر رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية من المرسل. كل ما عليك فعله هو النقر على القائمة المنسدلة غير المرغوب فيها، الموجودة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. حدد "خيارات البريد الإلكتروني غير الهام" لتعيين التفضيلات.
في Outlook 2010 و2013، هناك أداة، أداة التنظيف، التي تساعدك على توفير المساحة وترتيب رسائل البريد الإلكتروني. يقوم بفحص محادثة بريد إلكتروني كاملة ويحذف أي رسائل تحتوي على ب تم اقتباسها بالكامل داخل رسالة لاحقة. للوصول إلى أداة التنظيف، انقر فوق القائمة المنسدلة الخاصة بها في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" وحدد محادثة أو مجلدًا تريد التخلص منه. يمكنك إجراء مزيد من التخصيص من خلال النقر على زر "الإعدادات" في التنبيه لاختيار نوع الرسائل التي يجب حذفها.
ليس في كل مرة تريد إرسال بريد إلكتروني لنقل رسائلك، باستخدام Outlook، يمكنك إرسال رسائل نصية إلى جهات الاتصال الخاصة بك. لإعداد الرسائل القصيرة، انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية وحدد عناصر جديدة، ثم حدد رسالة نصية (SMS)، وسيظهر لك مربع حوار، انقر فوق "البحث عن خدمة رسائل نصية لمشغل الهاتف المحمول الخاص بك".
ملاحظة: قم بالتسجيل في خدمة مراسلة تابعة لجهة خارجية لاستخدام هذه الميزة. هذه بعض النصائح والحيل الخاصة بـ Outlook والتي قد تساعدك على العمل بشكل أسرع على Outlook. ترقبوا المزيد.
قراءة: 0
