نصائح بسيطة لكنها فعالة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

نتلقى جميعًا عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني. من المديرين إلى موظفيهم، وزملائهم، والرسائل الإخبارية من مختلف الخدمات التي اشتركت فيها، وما إلى ذلك!

إن غربلة بيانات البريد الإلكتروني الضخمة هذه يعد مضيعة للوقت والطاقة. لماذا لا تعيد تقييم كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل فعال.

هل تعلم أنه يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ببعض الحيل البسيطة؟

• تخلص من الرسائل غير المرغوب فيها

لنفترض أنك تتلقى في المتوسط ​​مائة رسالة بريد إلكتروني يوميًا، منها نصف الرسائل فقط مهمة والباقي ' نفاية'. في حال كنت تواجه حالات متكررة من رسائل البريد العشوائي/البريد العشوائي، استخدم الملفات غير المرغوب فيها لالتقاط معظم الرسائل غير المرغوب فيها وفحصها مرتين يوميًا للتخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. سيؤدي ذلك إلى تقليل الرسائل غير المرغوب فيها بنسبة ثلاثين بالمائة من البريد الوارد الخاص بك.

راجع أيضًا: كيفية استخدام "مساعد خارج المكتب" في Outlook 2016 و2013 و2010 و365

• إعداد المجلدات الذكية

عندما تفتح صندوق الوارد الخاص بك، ستلاحظ أن ربع رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن عروض خاصة أو عروض خصم أو نكات مُعاد توجيهها أو إشعارات إعلانية . في الأساس، أشياء التسويق عبر البريد الإلكتروني. إنها خدعة مبيعات لجذب المزيد من العملاء. لذلك، قم بإعطاء الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الفئات الفرعية للحفاظ على تنظيم البريد الوارد. سيكون من السهل اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني في حالات الطوارئ أو حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعددة معًا.

• إيقاف تشغيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني ليس وسيلة اتصال فورية. نحن نستخدم الهواتف المحمولة والرسائل الفورية لذلك. يعد البريد الإلكتروني مفيدًا للشركات التي لا تحتاج إلى استجابة فورية. لذا، لا تسمح للآخرين بعرقلة عملك. تنبيهات البريد الإلكتروني وأصوات التنبيه تعطل تركيزك، وقد تشتت انتباهك في الاجتماعات والمحادثات. قم بإيقاف اهتزاز الهاتف أو الرنين المسموع عند كل بريد إلكتروني جديد.

• إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية غير المرغوب فيها

لن ترغب أبدًا في قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني الإعلانية والترويجية. إلغاء الاشتراك من تلك غير الضرورية. إنها عملية سهلة وسريعة. لإلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية التي لا تريدها، قم بتسجيل الدخول إلى حساب بريدك الإلكتروني وابحث عن "إلغاء الاشتراك" في رسائل البريد التي سئمت منها. قم بمراجعة نتائج البحث وحدد البريد الإلكتروني الذي تريد الاستمرار فيه. يمكنك أيضًا زيارة www.unroll.me وإلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية التي تريد التخلص منها. سينظم البريد الوارد بفئات ومجلدات مختلفة.

• حدد موعدًا للقراءة وإعادة القراءة الرد على البريد الإلكتروني

الحصول على تنبيه أو إشعار يجعلك غير مركز على مسؤولياتك. على الرغم من أن النظر في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الوقت المحدد سيساعدك في المساعدة العاجلة وكذلك مساعدتك في الحفاظ على التقويم الخاص بك وتحديثه حول الاجتماعات.
يمكنك أيضًا صياغة بريدك الإلكتروني لأي طارئ عن طريق تحديث رقم الاتصال الخاص بك وتقديم المناسب الوقت للوصول إليك. نظرًا لثقل عبء العمل، يمكنك أيضًا التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كل ساعة لمدة عشر إلى خمس عشرة دقيقة أو التحقق من بريدك الإلكتروني 3-4 مرات يوميًا، مثل في الصباح بعد الظهر وفي المساء.

• فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب الفئة

عندما تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني معًا، قد تنسى الاهتمام برسائل البريد الإلكتروني المهمة أو في بعض الأحيان قد تقوم بحذفها عن طريق الخطأ دون قراءتها. يحدث ذلك عندما تتلقى جميع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ولا توجد مجلدات وفئات متاحة لوضع البريد الإلكتروني في المجلدات المعنية. في بعض الأحيان، عندما تقوم بحذف الرسائل غير المرغوب فيها من صندوق الوارد الخاص بك، ينتهي بك الأمر إلى حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل. ومع ذلك، يمكنك استعادتها من سلة المهملات ولكن في بعض الأحيان لا تعرف ما إذا كنت قد فعلت ذلك أم لا!

لكل شخص طريقته الخاصة في التعامل مع أغراضه. هذا مجرد اقتراح حول كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل فعال وكيف يمكنك القيام بذلك بشكل بسيط. ومع ذلك، يمكنك العثور على النظام الذي يناسبك.

_{قراءة: 0}